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自在表ってなぁに?

自在表事例編
 (自在表の使い方紹介です。)
Excel活用編
 (Excelの使い方紹介です。)


自在表(じざいひょう)は、一歩引いたExcel便利ツールです。

 インターネットでExcelを検索すると、使い方や技術をうたったサイトが多数見つかります。
関数やVBAなど丁寧に紹介されているものも多く、たいへん参考になりますが、何でこんなに頑張らなければならないの、と思ったことはありませんか。

 ExcelやWordは、開くたびに白紙の画面が現れ、新たなものを作る場合、いつもゼロから始めなければなりません。便利なはずの関数が付いていると、以前作った表を流用したいと思っても、かえって煩わしまなるばかりです。

 白紙のシートは、このキャンパスを自由に使ってください、というメッセージです。それは素晴らしい事だと思いますが、その度に関数も新たに作り込まなければなりません。マクロを使うとなると、考えただけでも気が重くなります。

 Excelは、表作成を得意としています。一覧表であれ単票であれ、綺麗に素早く作ることができます。更に、計算機能や抽出、並べ替えなどのデータベース機能も充実し、グラフも簡単に作れます。そんなExcelにも大きな弱点があります。それは、表を越えたデータ供用です。

 Accessなどデータベースソフトは、全てのデータを集中し、その中から必要なデータを抽出し利用するものです。データ供用が当たり前となっている世界なのです。
 Accessは、大量のデータ管理には適していますが、ユーザインタフェースは見劣りします。Accessを使っていても、最後はExcelでまとめる、という使い方が無くならないのはその事を証明しています。

 Excelは、表の中にデータがあります。表が分かれるとデータも分散してしまいます。これでは、日常の流れの中で仕事をするには適しません。
 自在表は、Excelデータの離散・集合をダイナミックに行います。頑張らなくても結構なことができます。一歩引いて構えていても凄いことができます。自在表は、Excelを楽に使う便利ツールなのです。頑張ってExcelに取組めば相当なことができるのです。

 自在表は一覧表のデータをページレイアウト(個票)に差し込み印刷します。プリンタの他にファイル出力も可能です。更に分散ファイルを集め一覧表にデータ追加や更新もできます。


●自在表は、次のような業務に使われています。
給与明細の印刷・・・・・シーラーを使った3折はがき印刷。狭いスペースに配置自由。
成績・素点集計・・・・・・教科別成績を集めて全体集計。平均点、グラフはExcelの得意技。
健康診断結果配布・・・検診センターから送られてきたデータを個人別印刷し配布。
シラバス原稿管理・・・・前年度内容を教員に配布。新年度データ回収後、印刷版下作成。
請求書発行・・・・・・・・・納品書(単票)発行毎に一覧表更新。一覧表データを抽出し請求書。


◆皆様からの声
Excelなので、担当部署内で完結できるところが良いですね。(千葉県・病院)
納品書発行のたびにExcelファイルが増えていましたが、データが一覧にまとまり、
 請求書発行が簡単になりました。(練馬区・販売会社)
素点集計からシラバス、履修届けまで、教職員皆で使っています。(栃木県・学校)
Excelモバイルの集配が簡単にでき重宝しています。(大田区・サービス業)
クライアントに売上集計機能をもったExcelファイルを配り、毎月回収しています。
 月々の会計処理が捗ります。(横浜市・税理事務所)

 自在表の機能は、事例編でご詳しくご紹介しています。
また、紹介編にはExcelの使い方や機能を掲載しております。Excelに使い慣れた方にもお役に立てる内容です。是非ご覧ください。



●自在表はExcelアドインソフトです。Excelの拡張機能としてメニューバーやリボンから起動します。
 準備するものは、データベースと見立てた一覧表と、抽出データを表示する個票です。自在表の中にデータ抽出や並べ替え、集計及びデータの集配機能がありますので、一覧表と個票は表としてデザインされているだけで構いません。


●自在表を使うには、一覧表と個票を準備するだけです。

  一覧表データを個票に表示 個票から一覧表にデータ更新

 個票は、プリントもファイル出力も可能。
葵システム株式会社