■ はじめに覚えることは
■ 表作成の考え方
■ 一覧表作成(セル選択)
■ 一覧表作成(書式設定)
■ 一覧表作成(罫線)
■ 一覧表作成(表示形式)
■ 一覧表作成(数式と関数)
■ 一覧表作成(データ操作)
■ 一覧表作成(マクロ)
■ 一覧表作成(条件付書式)
一覧表の作り方
[1]セルの選択
Excelは選択したセルに対してアクションします。文字入力や塗りつぶし、罫線など全て選択したセルに対して行われます。Excelワークシートの上で、マウスポインタの形状は、白抜き十字になります。
図1のように、マウスポインタをアクションするセルの上に移動させ、左クリックします。選択されたセルは、太い枠線で囲まれます。
図2は、複数セル範囲を選択しています。B2セルを選択し、マウスの左ボタンを押したまま、対角線のC3セルにスライドし(マウスを持ち上げずに引き)ます。これは、B2セルを選択し、Shiftキーを押しながらC3セルを左クリックしでも同じです。
図3は、B2～C3範囲を選択後、Ctrlキーを押しながらE2～E4範囲を選択しだ場合です。離れた2か所のセルを同時に選択することができます。この場合、太枠線は付きません。
[2]文字入力
入力するセルを選択し、そのまま文字入力します。かなを漢字に変換しEnteを押して漢字確定した状態が図4です。この後、Enterを押すと入力が完了しますが、選択セルは1つ下に移動しD3セルが選択状態になります。
ここでは、学年、学級、番号、性別、年次と横方向へ続けて入力したいので、(漢字確定後の)Enterを押さずに、Tabキーを押します。入力確定後、選択セルは右隣に移ります。図5が1行入力した状態です。
[3]セルのコピー(オートフィル)
Excelには、オートフィルという便利なコピー機能があります。オートフィルを上手く使うと入力の手間を大幅に省くことができますので、是非とも慣れるようにしてください。
選択セルは、太枠で囲まれます。太枠の右下には黒点が付いています。この黒点を、フィルハンドルといい特別な機能があります。フィルハンドルに、マウスポインタを当てるとポインタ形状は白抜き十字から＋に変わります。
フィルハンドルにマウスポインタを当て＋になったら、左ボタンを押したまま行を下げます。
←オートフィル オプションをクリックすると、ショートカット メニューから、セルをコピーするか連続したデータを入力するか選択することができます。
ショートカット メニュー
上図右は、セルのコピー状態です。オートフィル オプションから連続データを選ぶと、100～109までの連続した値に置き換わります。
オートフィルし左ボタンを離す時、Ctrlを押しながら左ボタンを離すと、オートフィル オプションを使わなくとも連続した数値になります。「1月」のように数字と文字が混在しいている場合は、12月まで繰り上がっていきます。(12月の次は、13月にはならずに1月に戻ります。)「月」と入力してオートフィルすると、月～日まで曜日が繰り返されます。MondayですとSundayまで繰り返されます。
オートフィルでは、セルの値が数値の時と数字と文字混在の時とでは動きが逆になります。数値の時はCtrlを押しながら左クリック離すと連続した値に変わりますが、数字と文字の場合はオートフィルしただけで連続したものになります。Ctrlを押しながら離すとコピーになります。また、Ctrl+R(CtrlとRを同時に)押しながら左クリックを離すと、選択した列の左側のセルの内容をコピーします。
2003では、メニューバーのツールからオプション。2007ではExcelのオプションから入って、ユーザ設定リストを開くとリストが表示されます。ユーザ設定リストに登録されていると、オートフィルで繰り返し入力されます。空白状態のリストの項目に半角コンマで区切りながら文字を入力し、最後に追加ボタンを押すとユーザ設定リストに追加することができます。
Excel2003では、ツールからオプションを選択します。
Excel2007では、Excelのオプションから入ります。
オートフィル オプション表示の有無は、貼り付けオプションの項目で設定できます。
同じところにドラッグ アンド ドロップを使用するという項目があります。
チェックを外すとフィルハンドルは表示されません。
ユーザ設定リストも、同じオプションの中にあります。
図1 セルの選択
図2 セルの範囲選択
図3 セルのランダム選択
●左の説明を参考にしながら、健康カードを作っていきましょう。
①D2セルに、学年と入力します。(図4)
図4 セルに文字を入力
②Tabを押して、E2セルへ移ります。
③E2セルに、学級と入力します。続けてTabを押します。
④F2セルに、番号と入力します。
以降、図5のように、H2セルの年次まで入力します。
図5 セルに文字を連続入力
⑥B3～C3、I3～L3セルまで、3行目を入力します。(図6)
⑦B3～L3範囲を選択、1行オートフィルでコピーします。(図7)
図6 セル範囲を選択
図7 オートフィルでセルをコピー
⑧B2～H3の範囲を選択します。(図8)
⑨オートフィルで1行下げます。(図9)
図8 セル範囲を2行選択
図9 オートフィルで1行コピー
